Loi allemande sur le devoir de diligence en matière de chaîne d'approvisionnement
Nous assumons la responsabilité du respect du droit et de la loi, notamment des droits de l’homme et des normes environnementales reconnus à l'échelle internationale, tant au sein de notre entreprise que de notre chaîne d'approvisionnement par le biais d'une gestion raisonnable des risques. Les violations du droit et de la loi, en particulier lorsqu'elles portent atteinte aux droits de l’homme et à l’environnement, peuvent avoir de graves conséquences pour notre entreprise et notre groupe d'entreprises (regroupés ci-après sous la désignation « notre entreprise », les collaborateurs, nos partenaires commerciaux et autres personnes concernées et doivent, par conséquent, être repérées sans délai de manière à pouvoir prendre les mesures correctives qui s'imposent et éviter d'éventuels dommages. En vertu de la loi allemande sur le devoir de diligence en matière de chaîne d'approvisionnement (LkSG), nous avons donc implémenté toutes les mesures nécessaires à la protection des droits de l’homme et des normes environnementales, et avons parallèlement mis en place une procédure de réclamation efficace, afin de pouvoir contrôler leur respect en permanence. Cette procédure de réclamation permet d'exprimer des préoccupations en matière de violation des droits de l’homme et des normes environnementales.
La procédure de réclamation permet à chacun de signaler des risques liés aux droits de l'homme et à l'environnement, ainsi qu'à la violation d'obligations liées aux droits de l'homme et à l'environnement, causés ou ayant été causés par l'activité commerciale de notre entreprise ou au sein de la chaîne d'approvisionnement.
Risques liés aux droits de l'homme selon le § 2 (2) n° 1-12 LkSG :
Risques liés à l'environnement selon le § 2 (3) n° 1-8 LkSG :
Il est demandé de ne livrer que des informations pertinentes pour la réclamation.
Toute personne sans exception, que ce soient les collaborateurs de notre entreprise ou des tiers peuvent signaler d'éventuels risques ou violations d'obligations au sens de la LkSG.
Les signalements ou les réclamations peuvent être déposés 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 en ligne ou par téléphone via notre système d'alerte. Notre système d'alerte est joignable :
Le site web et les numéros de téléphone dédiés aux alertes sont mis à disposition par le prestataire Compliance.One. Tous frais supplémentaires sont exclus.
Si une rencontre personnelle ou un dépôt de signalement par vidéoconférence est souhaité, il est également possible d'en faire la demande via le système d'alerte. Le/la responsable des réclamations contactera alors le lanceur d'alerte pour convenir d'une rencontre ou d'une vidéoconférence.
Tous les signalements lancés via le système d'alerte sont traités de manière strictement confidentielle. Le système d'alerte permet différents types de signalement, pour lesquels le traitement des données relatives à l'identité du lanceur d'alerte s'effectue comme expliqué ci-dessous :
Signalement anonyme
En cas de signalement anonyme, aucune donnée à caractère personnel permettant de renseigner sur l'identité du lanceur d'alerte n'est consignée dans le cadre de la déposition (ou bien ces données, dans la mesure où elles doivent techniquement être relevées, l'adresse IP par exemple, ne sont pas conservées et sont effacées dès que la page d'alerte est quittée).
Par conséquent, il est impossible de contacter activement le lanceur d'alerte, par exemple pour confirmer une déposition ou poser des questions, mais une communication est possible via la page d'alerte qui s'affiche suite au dépôt de l'alerte lorsque le lanceur d'alerte note/enregistre l'URL ou le code QR de la page d'alerte.
Signalement pseudonyme
En cas de signalement pseudonyme, les informations permettant d'identifier activement le lanceur d'alerte ne sont transmises qu'au prestataire de services qui met le système d'alerte à disposition. Le prestataire de services est ici la société Compliance.One GmbH. Le prestataire de services Compliance.One préserve la confidentialité du lanceur d'alerte même à l'encontre de notre entreprise, à laquelle le signalement s'adresse. Dans ce cas, nous pouvons communiquer avec le lanceur d'alerte via le prestataire de services Compliance.One pour confirmer, par exemple, la réception du signalement, pour poser des questions sur les faits signalés et pour informer en retour sur les mesures prises. Cependant, nous ne connaissons ni l'identité du lanceur d'alerte ni ses coordonnées. Le prestataire de services Compliance.One garantit une pseudonymisation efficace des données à caractère personnel du lanceur d'alerte.
Signalement transparent
En cas de signalement transparent, notre service des réclamations interne reçoit les informations livrées par le lanceur d'alerte sur son identité, coordonnées comprises, et peut ainsi communiquer directement avec le lanceur d'alerte.
Signalements ou réclamations sont traités par les responsables des réclamations de notre service des réclamations.
Les responsables du service de signalement, M. Martin Fähnle (directeur des services administratifs PALM Emballage) et Mme Annelie Schön (assistante de direction), occupent des positions clés au siège social de PALM à Aalen. Pour chaque langue étrangère parlées chez PALM (français, anglais, italien, néerlandais) un responsable du service de signalement a été nommé dans le pays respectif afin de traiter les réclamations dans la langue correspondante.
Lors du traitement d'un signalement ou d'une réclamation, nos responsables des réclamations agissent en tant qu'experts impartiaux, indépendants et sont tenus par le secret professionnel.
Le traitement d'une réclamation se déroule normalement comme suit :
Accusé de réception
Le service des réclamations confirme la réception de la réclamation dans un délai de sept jours (nous nous en tenons ici aux prescriptions de la HinSchG (loi allemande sur la protection des lanceurs d’alerte)).
Vérification du champ d'application effectif
La première étape consiste à évaluer si les faits décrits constituent un risque pour les droits de l'homme ou l'environnement selon la LkSG. Si ce n'est pas le cas, mais que le signalement relève du champ d'application effectif de la HinSchG, la réclamation est transmise au service de signalement interne conformément à la HinSchG, qui se charge alors de son traitement.
Dans la mesure ou un signalement ou une réclamation relève à la fois du domaine de la LkSG et de la HinSchG, le traitement du signalement ou de la réclamation est coordonné par le service des réclamations selon la LkSG et par le service de signalement interne selon la HinSchG. Sont appliquées dans ce cas au lanceur d'alerte des normes de protection renforcées et des réglementations plus strictes.
Un tel cas oblige, par exemple, à un retour d'information sur les mesures de suivi dans un délai de trois mois selon la HinSchG. Les obligations de documentation sont toutefois soumises à une réglementation plus stricte selon la LkSG.
Dans un tel cas, le lanceur d'alerte est informé - dans la mesure du possible - de la réglementation applicable au traitement de son signalement.
Si le signalement ou la réclamation ne relève ni du champ d'application effectif de la LkSG ni de celui de la HinSchG, le signalement ou la réclamation est rejeté et le lanceur d'alerte en est informé - dans la mesure du possible - ainsi que du motif du rejet.
Vérification de la plausibilité des faits
On vérifie également la présence d'informations suffisantes pour la poursuite du traitement et la plausibilité des faits signalés. Si ce n'est pas le cas, le lanceur d'alerte est contacté - dans la mesure du possible - et prié de fournir des informations complémentaires et/ou on essaie d'obtenir les informations manquantes d'une autre source. S
i les faits signalés – même après les explications du lanceur d'alerte – ne sont pas plausibles et/ou si les faits ne permettent pas de suspecter sérieusement l'existence de risques ou de violations liés aux droits de l'homme ou à l'environnement au sens de la LkSG et/ou si la poursuite du traitement est illégale, le signalement ou la réclamation est rejeté et le lanceur d'alerte en est informé - dans la mesure du possible - ainsi que du motif du rejet.
Clarification des faits
Après acceptation du signalement ou de la réclamation, la première étape consiste à ouvrir une enquête interne afin de clarifier les faits. Si nécessaire, un tiers indépendant est chargé d'une enquête externe ou d'une médiation.
En outre, le service des réclamations examine – dans la mesure du possible - les faits avec le lanceur d'alerte et évalue ses attentes quant aux mesures préventives et correctives possibles.
Mesures correctives
Si les enquêtes menées révèlent une violation d'obligations liées aux droits de l'homme ou à l'environnement, des mesures correctives adéquates seront prises conformément au § 7 LkSG.
Des mesures correctives adéquates seront prises sur la base des constatations de l'enquête afin de réagir de manière appropriée aux violations ou risques identifiés. Il peut s'agir de mesures personnelles, de la rupture de relations commerciales ou de l'adaptation de processus.
Conclusion et vérification
Le lanceur d'alerte sera informé – dans la mesure où cela est possible et autorisé - de la conclusion de la procédure et reçoit un bref résumé des résultats ou des mesures prises.
Vérification de l'efficacité de la procédure
L'efficacité de la procédure de réclamation est vérifiée chaque année et en fonction des circonstances. Pour ce faire, on se fonde notamment sur le feedback du lanceur d'alerte et, si besoin est, la procédure de réclamation est soumise à des ajustements.
La protection des lanceurs d'alerte contre les préjudices ou autres représailles suite à un signalement ou à une réclamation est un élément clé de notre procédure de réclamation.
Les représailles à l'encontre des personnes qui, en toute bonne foi, signalent une erreur de comportement effective ou supposée sont intolérables.
Un lanceur d'alerte qui a l'impression de subir des représailles à la suite d'un signalement ou d'une réclamation peut s'adresser au service des réclamations. Sa plainte sera examinée et traitée conformément à la procédure fixée dans le présent code de procédure.
Confidentialité de la procédure de réclamation
Les responsables des réclamations traitent l'identité du lanceur d'alerte et les contenus des signalements en toute confidentialité, et sont tenus de garantir la confidentialité de ces informations. Dans la mesure où la loi le permet, l'identité du lanceur d'alerte n'est pas dévoilée à des tiers hors du service des réclamations.
Protection contre les représailles
Sont inadmissibles et intolérables tout préjudice, toute intimidation, toute hostilité ou toute autre forme de représailles à l'encontre des lanceurs d'alerte et/ou d'autres personnes qui participent en toute bonne foi aux enquêtes.
Toute perturbation ou entrave aux enquêtes, notamment l'influence exercée sur les témoins et la dissimulation ou la manipulation de documents ou d'autres preuves sont interdites.
Indépendance et impartialité de la procédure de réclamation
Nous garantissons l'indépendance et l'impartialité des responsables des réclamations.
Procédure équitable
Les enquêtes sont menées dans le respect des lois en vigueur, y compris de la loi sur la protection des données, ainsi que des réglementations et directives internes correspondantes dans leur version applicable.
Seules des méthodes légales d'investigation sont mises en œuvre aux fins d'enquête et seules les informations légalement utilisables sont prises en compte.
Présomption d'innocence
Les enquêtes sont menées de manière neutre et objective, dans le respect de la présomption d'innocence. Les indices qui incriminent les suspects sont examinés tout comme ceux qui sont susceptibles de les disculper.
Respect du principe de proportionnalité
Les mesures d'enquête respectent le principe de proportionnalité, c'est-à-dire qu'elles doivent être adéquates, nécessaires et proportionnées à l'objectif de l'enquête.
Autres droits de participation
En présence de droits de participation des représentations des travailleurs pendant l'enquête sur les réclamations, les services concernés seront impliqués.
Protection des données
L'enquête sur une réclamation est menée conformément à la législation applicable en matière de protection des données, y compris le stockage et la suppression des données, et les règles relatives au transfert international de données.